Из рук в руки: можно ли заключать и расторгать трудовой договор по электронной почте? | Новости Гомеля
Выключить режим для слабовидящих
Настройки шрифта
По умолчаниюArialTimes New Roman
Межбуквенное расстояние
По умолчаниюБольшоеОгромное
Елена Байдан Елена Байдан Автор текста
18:00 02 Декабря 2021 Общество

Из рук в руки: можно ли заключать и расторгать трудовой договор по электронной почте?

Что делать нанимателю с документами, если его сотрудники «на удалёнке»? Можно ли заключить трудовой договор по электронной почте? Эти и другие вопросы разъяснила главный государственный инспектор отдела надзора за соблюдением законодательства о труде Гомельского областного управления Департамента государственной инспекции труда Татьяна МАЗУРОВА.



– Сейчас мы стремимся перевести документооборот в цифровое поле. Можно ли свести общение с работником полностью к электронной переписке? 

– Трудовой кодекс Беларуси неоднократно упоминает о необходимости оформления письменного согласия сотрудников. Например, на привлечение к работе в выходной день, если такая работа не связана с авариями и иными экстренными случаями. Требуется ознакомить человека под роспись, например, с правилами внутреннего трудового распорядка, а также оформлять такие документы, как трудовой договор, в письменной форме. Поэтому полностью свести общение с сотрудниками к электронной переписке не удастся.

– Разрешено ли в локальных правовых актах нанимателя или в трудовом договоре предусмотреть условие: работодатель вправе ознакомить сотрудника с приказами и другими документами, изменяющими трудовые обязанности, не под роспись, а путём обмена электронными письмами?

– Если, например, в правилах внутреннего трудового распорядка организации, куда собирается поступить на работу кандидат, написано, что ознакомление с приказами по личному составу или по кадрам допускается обменом электронными сообщениями или заявления о письменном согласии принимаются путём направления сообщения по корпоративной сети – такие условия при их выполнении будут недействительными. В этом случае всё равно действует правило о письменной форме согласия, когда этого требует Трудовой кодекс. Кроме того, нельзя отменять ознакомление лично под роспись с приказами, если так предписывают нормы законодательства о труде. 

Письменная форма трудового договора тоже является обязательной во всех случаях.




– Достаточно ли устного заявления на увольнение по собственному желанию?

– Работник вправе расторгнуть трудовой договор, заключённый на неопределённый срок, письменно предупредив нанимателя за один месяц. Такая форма обязательна.

– А по соглашению сторон?

– Законодательством не предусмотрена обязательная подача письменного заявления сотрудника на увольнение по соглашению сторон. Но приказу об увольнении должно предшествовать соглашение сторон о расторжении трудового договора, причём с конкретной датой. При возникновении спорной ситуации о наличии такого предварительного соглашения, о договорённой дате увольнения, а также о том, что сторона в последний момент передумает оформлять увольнение, лучше заранее зафиксировать желание работника увольняться письменным заявлением. 


– Как поступить с документами, если сотрудники работают дистанционно?

– Законодательство проявляет гибкость к отдельным трудовым процессам. Так, с 28 января прошлого года работа вне места нахождения нанимателя и при общении с ним через интернет официально признана дистанционной. Если вы получаете задания через интернет, не имеете обязательного рабочего места и готовы никогда не видеть нанимателя, то допустимо по соглашению сторон оформить в трудовом договоре условие, что работа будет дистанционной. Всё общение между двумя сторонами можно свести к обмену смс-сообщениями, электронными письмами, записями на общем ресурсе в заранее установленной форме. Порядок следует прописать в трудовом договоре. Обязательным оставлено личное присутствие при подписании трудового договора. Когда кодекс требует ознакомить сотрудника под роспись (например, с приказом об увольнении) или оформить документ в письменной форме (например, дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении его условий) – с работающими дистанционно можно не встречаться, а достаточно обменяться электронными документами. После этого наниматель обязан направить сотруднику в течение двух рабочих дней со дня заключения соглашения его письменный экземпляр заказным письмом с обратным уведомлением о вручении. И аналогичным способом – направить письменный экземпляр приказа об увольнении с работы в день прекращения трудового договора. Более подробно о правах и обязанностях сторон трудового договора при дистанционной работе можно ознакомиться в гл. 25-1 ТК, а также на сайте Министерства труда и социальной защиты www.mintrud.gov.by, набрав на главной странице в строке поиска «Дистанционная работа». 


– Есть ли разница между работающими дистанционно и сотрудниками-надомниками, выполняющими задания по своему месту жительства? 

– Конечно. Например, с работником-надомником не предусмотрено использование электронных документов. Встречаться ему и нанимателю придётся часто. Кроме того, они должны трудиться на строго оговорённом рабочем месте, но не по месту нанимателя, а дистанционные – вправе работать где угодно, высылая выполненные задания с помощью информационно-коммуникационных технологий. И место работы они выбирают сами.

Физический труд на дому – это работа надомника, и она подчиняется обычным требованиям к письменному оформлению. А на компьютере – может быть надомной и дистанционной.

Если вам предоставляют место, контролируют режим труда и отдыха, дают компьютер или компенсируют его износ, готовую работу требуют сдавать нанимателю или в виде отчётов в иные организации, госорганы – это надомная работа.

Например, работа бухгалтера может быть надомной и дистанционной, а вязальщика – всегда надомная.


А ВЫ ЗНАЛИ? 

В Трудовом кодексе установлено: отпуск без сохранения зарплаты или с частичным её сохранением по инициативе нанимателя может предоставляться только с письменного согласия работника. Ранее, до 28 января 2020 года, такого условия не было. В связи с требованием оформлять письменное согласие при отсутствии последнего в ходе проверки фиксируется нарушение порядка выдачи отпусков. Это влечёт обязательную административную ответственность должностного лица.


– Что посоветуете тем, кто столкнулся с трудностями ознакомления под роспись работников на отдалённых объектах? 

– Например, командированного, работника-вахтовика бывает затруднительно ознакомить под роспись с документом. Сложности возникают с письменным ознакомлением с приказом о продлении срока командировки, если суммарный её срок не более 30-ти календарных дней, а когда превышает 30 календарных дней – предварительно получить письменное согласие сотрудника на продление командировки, а затем ознакомить его с приказом под роспись.

Как я уже отмечала, избежать ознакомления под роспись работников, не оформленных дистанционно, не получится. Чтобы исключить ознакомление «задним числом», как иногда получается у недобросовестных нанимателей, приведу возможные алгоритмы действий, часто используемые на практике. 

По законодательству отстранение от работы и допуск к ней должны быть оформлены приказом с письменным ознакомлением сотрудника. При этом допускается уполномочить должностное лицо на отдалённом объекте на такие действия в отношении подчинённых. Например, это будет мастер на строительном объекте. Можно разработать бланк приказа об отстранении и раздать на объекты для оперативного реагирования, аналогично – относительно допуска к работе.

Вместо приказа можно ознакомить сотрудника с его копией или выпиской из приказа относительно конкретного работника. Правом заверить копию разрешено уполномочить должностное лицо на отдельном объекте. Проставлять печать не требуется. Так готовится приказ об увольнении, отсылается его содержание на объект. Реквизит «подпись директора» при этом на копии можно не воспроизводить, проставив вместо подписи слово «подпись». Уполномоченное должностное лицо нанимателя заверяет копию и знакомит с ней работника под роспись. Но оригинал обязательно должен уже лежать с подписью директора в кадровой службе. Трудовую книжку по письменному заявлению можно выслать сотруднику на дом в день его увольнения.


Нашли ошибку в тексте? Выделите ее, и нажмите Ctrl+Enter
Обсудить новость в соцсетях

N